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“我太忙了”,往往意味着自己的个人战略出了问题 | leyu乐鱼体育APP官方入口

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  • 发布时间:2023-12-02

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文:Roger Martin

来源:中欧商业评论(ID:ceibs-cbr)

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为最重要的事情安排时间

1998年,罗杰·马丁开始了他的学术职业生涯,担任罗特曼管理学院的院长一职。这是他的第一份学术工作,他对这个职位的日常工作任务和时间安排充满了浓厚的好奇。他研究了前任院长如何安排任务和分配时间。

他发现,前任院长的工作主要包括三个部分:

第一是财务管理,包括财务规划、预算编制、审计和控制,这是重要但繁琐的工作;

第二是教职员工的招聘,院长参与其中的所有相关工作,同样是一个复杂而耗时的过程;

第三是大量的筹款工作,这对于任何管理学院的院长来说都是一个巨大的挑战。

同时他也意识到,这并不是当前学院最重要的任务。对于当时的罗特曼学院,当务之急是提升学院的声誉、改变当时被媒体称为“管理不善学院”的形象。

他认为,提高学院的声望需要做出全方位的努力:激励学院的教授,给他们一些可以相信的东西;修复学院的经济状况,以聘用一批世界级的教授;建立罗特曼学院在知识产权领导力方面的声誉,特别是在整合思维和商业设计领域;建立一种以学生为中心的文化,特别是要有一种文化,能够让教授们在研究之外也重视教学。

然而,一个棘手的问题是,如果按照前任院长的时间表,这些最重要的任务将没有足够的时间去完成。因此,他决定减少现有工作的时间,以便将精力集中在更有价值的地方。

据他观察,前任院长每周在财务管理、教职员工招聘和筹款这三方面都各花了大约一天的时间,而每周剩下的两天则用于其他各种各样的工作。马丁教授希望把这些现有的工作时间大幅压缩。他开展了一个项目,目标是将这些工作的年度计划时间减少100天,然后将这100天投入到其他高价值的活动中。

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用授权与协作节省时间

为了完成100天的时间缩减计划,罗杰首先将目标对准了财务管理的50天。解决方案是将更多的工作授权给一位财务专家,以减少自己的时间花费。

他对他的首席行政官(CAO)玛丽·艾伦·约曼斯(Mary Ellen Yeomans)的才华印象深刻。玛丽·艾伦在多伦多大学有丰富的工作经验,在1980年以来一直在多伦多大学任职,曾担任伍兹沃斯学院副校长兼教务长助理,并在1993年接受了罗特曼管理学院助理院长、行政和首席行政官的职位。罗杰认为她在大学财务方面比自己更有能力,希望能充分发挥她在工作角色中的杠杆作用。他的目标是,通过将财务工作更多授权给玛丽·艾伦,从而将自己的年度财务工作天数减少到每年 5 天——这是一个令玛丽·艾伦大吃一惊的计划。

为了实现这个计划,罗杰在前期进行了大量的时间投入——大约6个月的时间——与玛丽·艾伦共同探讨。他提出了各种关于罗特曼的财务改革的具体想法,包括为教师提供根本不同的基金资助模式等。通过这六个月的努力,他成功地找到了一套可行的解决方案。这个过渡期的投入帮助他在接下来的14.5年里担任院长时,将每年在财务工作上的花费控制在5天之内。

罗杰也用类似的方式节省了自己在教师招聘方面花费的时间。他选中了学术副院长彼得·保利(Peter Pauly)。在他看来,彼得不仅是一位出色的学者,而且对年轻人才有着敏锐的眼光,在教师招聘方面比自己更有能力。他们共同合作,极大地改变了招聘策略,以确保我们朝着新的方向前进。在彼得的帮助下,他也成功将自己在招聘活动上的时间花费降低到每年不到5天的水平。

这一系列的授权举措不仅节省了罗杰自己的时间,也给予了两位管理者更多的成就感和金钱回报。他们在多伦多大学获得了比任何同等职位的管理者都更大的责任,这给了他们极大的工作满意度,同时还能获得比以前更高的薪水。

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洞察任务本质,

高效运用时间

筹款是改善学院经济状况、吸引优秀师资的重要活动,但对很多院长来说是巨大的挑战。罗杰看到,“招聘委员会显然希望我宣誓效忠花时间筹款的想法,因为很多院长试图逃避这个任务”。

他认为,筹款是重要的活动,值得投入时间,但时间的花费必须更有效率。要有效解决特定问题,必须将时间和精力集中在产生最显著效果的关键环节上,以实现最大化的投入产出比。

他开始思考筹款这件事的“窍门”。该领域的传统方法是列出富有的校友名单,并花大量时间与他们会面,向他们要钱。他认为这不是一种比较有效的筹款方式,特别是对于一所声誉不佳且在与校友保持联系方面做得很糟糕的学校。他认为改善筹款的关键在于,努力提高自身的价值,让有钱人(无论是否校友)以他们喜欢和感觉有价值的方式参与到学院的各种事务和活动中,并且在适当的时候,他们会想要“帮助”学院。

在担任院长期间,罗杰写了八本书,其中包括整合思维和商业设计的重要内容,还有几百篇文章,这些都提高了学院的知识产权形象。此外,他每年教授不少于两门课程——有时多达七门——以鼓励其他教授也投入更多时间在教学上。他还每年与每位教授单独会面一次,从开始时的36名全职终身教职教授,到后期的120名全职终身教职教授和50名兼职教授——需要花费每年八个星期的时间。但他仍然觉得这是作为院长期间最有价值的时间投入。

在他的努力下,罗特曼管理学院赢得了多伦多大学150多年历史上第一个 7 位数和 8位数的主动捐款。在他担任院长的15年里,筹集了2.5亿美元。他这样形容自己在筹款上花费的时间:“我有两个真实的答案。一个是100%,因为我100%的时间都在努力使学校值得捐赠。另一个是5%,因为我每周只花几个小时与富人见面,向他们要钱。”

罗杰·马丁以身作则,展示了作为管理者如何通过优化时间管理最大限度地发挥团队的价值。“‘我实在是太忙了’是一种极为不愉快的感觉。而且,这也是非常低效的。这对你和你周围的人都不利。确定一个可以让你不再感到‘太忙'的工作水平,找到基于你自己能力的可以‘嬴’的关键点,重新分配你的时间。”

人不是机器上的齿轮,可以运用的时间是有限的。时间管理不仅仅是个人层面的技能,也是领导力的表现。在组织中的职位越高,这一点就越重要,因为管理者个人的时间管理失败会给他人和组织带来问题。对时间深思熟虑,将有限的时间有效用于最重要的任务,是创造更多价值并引领团队走向成功的关键。

参考资料:

1.Being ‘Too Busy’ Means Your Personal Strategy Sucks:https://rogermartin.medium.com/being-too-busy-means-your-personal-strategy-sucks-8f24b9327179

2.Giurge, Laura, Ashley V. Whillans, and Colin West. "Why Time Poverty Matters for Individuals, Organisations, and Nations." Nature Human Behaviour 4, no. 10 (October 2020): 993–1003

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